Vardiya, kasadaki paranın hangi zaman aralığına ve hangi kişiye ait olduğunu belirleyen kayıttır. Vardiyasız çalışan bir kasada fark çıktığında kimse "benim vardiyamda değildi" cümlesini çürütemez. Bu yüzden vardiya disiplini, kasa güvenliğinin temelidir.
Vardiya açarken: devir tutarını mutlaka sayın
Vardiyayı açan kişi, kasadaki mevcut parayı sayar ve devir (açılış) tutarını sisteme girer. Bu adım atlanır veya tahmini bir sayı girilirse, vardiya sonundaki fark hesabı baştan bozulur.
Açılış adımları:
- Kasa çekmecesindeki nakdi sayın, bozuk parayı da dahil edin.
- Panelinizdeki vardiya bölümünden yeni vardiya açın ve saydığınız tutarı açılış olarak girin.
- Kendi kullanıcınızla girdiğinizden emin olun; vardiya sizin adınıza açılır.
Devir tutarını her gün aynı sabit değerde tutmak (örneğin her sabah bozuk para için belirlenen bir tutar) sayımı kolaylaştırır.
Gün içinde: her para hareketi kayda geçsin
Kasadan çıkan her kuruş sisteme yazılmalıdır. Tedarikçiye ödenen nakit, alınan ekmek parası, kuryeye verilen bozukluk — hepsi kasa çıkışı olarak kaydedilmelidir. Kaydedilmeyen çıkış, vardiya sonunda "kasa açık" olarak görünür ve genellikle personelin üzerinde kalır.
Aynı şekilde kasaya dışarıdan giren nakit (bozuk para takviyesi, avans iadesi) da giriş olarak kaydedilmelidir.
Vardiya kapatırken: önce sayın, sonra bakın
Vardiya sonu sayımının tek altın kuralı vardır: sistemin beklediği tutara bakmadan önce parayı sayın. Sırayı tersine çevirirseniz, gözünüz farkında olmadan beklenen tutarı arar ve sayım anlamını yitirir.
Kapanış adımları:
- Çekmecedeki nakdi sayın ve sayım tutarını sisteme girin.
- Kart, yemek kartı ve diğer ödeme tiplerinin toplamlarını POS cihazının gün sonu raporuyla karşılaştırın.
- Sistem, beklenen tutar ile saydığınız tutar arasındaki farkı gösterir.
- Fark varsa vardiyayı kapatmadan gerekçe notu yazın.
"Açık" ve "fazla" ne anlama gelir
| Durum | Anlamı | İlk bakılacak yer |
|---|---|---|
| Kasa açık (eksik) | Sayılan para beklenenden az | Kaydedilmemiş kasa çıkışı, yanlış para üstü, iptal edilmemiş satış |
| Kasa fazla | Sayılan para beklenenden çok | Kaydedilmemiş satış, yanlış ödeme tipi seçimi, müşteriye verilmemiş para üstü |
| Kart tutarsızlığı | POS toplamı sistemle uyuşmuyor | Nakit alınıp kart olarak işaretlenen satış veya tersi |
Küçük ve rastgele farklar (birkaç lira) genellikle para üstü kaynaklıdır. Aynı yönde ve düzenli tekrar eden farklar ise bir alışkanlığa ya da bir soruna işaret eder; bunları not alıp haftalık bakın.
Hafta sonunda beş dakika ayırın
Haftada bir kez vardiya listesini açın ve fark sütununa bakın. Belirli bir kişide, belirli bir saatte veya belirli bir ödeme tipinde yoğunlaşan bir fark varsa, sorun kasa sayımında değil, akışın bir yerindedir. Bu beş dakikalık kontrol, üç ay sonra ortaya çıkacak büyük bir açığın önüne geçer.
Bu anlatım işinizi gördü mü?
Eksik ya da anlaşılmayan bir adım varsa yazın; anlatımı güncelleyelim.