Kurulum günü genellikle tek bir günde biter. Bunu belirleyen şey yazılım değil, o güne ne kadar hazır geldiğinizdir. Aşağıdaki listeyi kurulum randevusundan birkaç gün önce tamamlarsanız, ekibiniz akşam servisine yeni sistemle girer.
1. Menüyü tek bir tabloya dökün
En çok vakit alan iş menü girişidir. Ürünlerinizi bir elektronik tabloya (Excel veya Google E-Tablolar) şu sütunlarla yazın:
| Sütun | Örnek | Neden gerekli |
|---|---|---|
| Kategori | Başlangıçlar | Kasa ekranındaki raf düzenini belirler |
| Ürün adı | Mercimek Çorbası | Fişte ve mutfak ekranında görünen isim |
| Fiyat | 120 | Salon, paket ve pazaryeri fiyatı farklıysa ayrı sütun açın |
| KDV oranı | %10 | Fiş ve e-belge için zorunlu |
| Hazırlayan bölüm | Sıcak mutfak | Siparişin hangi ekrana/yazıcıya düşeceğini belirler |
| Porsiyon/seçenek | Az pişmiş, acılı | Garsonun not yerine seçenekle işaretlemesini sağlar |
Hazır bir tablonuz varsa kurulum ekibi bunu toplu olarak aktarır; tek tek giriş yapmanız gerekmez. Tabloyu göndermeden önce fiyatların güncel olduğunu doğrulayın: en sık yaşanan sorun, eski fiyat listesiyle açılan bir sistemdir.
2. Salon krokisini çıkarın
Kat, teras, bahçe gibi bölümleri ve her bölümdeki masa numaralarını basit bir kâğıda çizin. Masa numaralarını personelinizin bugün kullandığı numaralarla aynı tutun; yeni bir numaralandırma öğrenmek geçişi zorlaştırır. Bar, paket servis ve gel-al gibi masaya bağlı olmayan satış noktalarını da not edin.
3. Personel listesini ve yetkileri belirleyin
Her çalışan için ad-soyad, görev (garson, kasiyer, mutfak, müdür) ve hangi işlemleri yapabileceğini yazın. Özellikle şu üç soruya baştan karar verin:
- İskonto ve ikramı kim yapabilir, üst sınırı ne olacak?
- Adisyondan ürün iptalini kim onaylayacak?
- Gün sonu ve kasa raporlarını kim görecek?
Yetkileri gevşek bırakıp sonra sıkmak, baştan net kurmaktan çok daha zordur.
4. Donanımı ve ağı kontrol edin
- İnternet: Modemin yeri, Wi-Fi şifresi ve kapsama alanı. Mutfak ile salonun uçlarında sinyal ölçülmeli.
- Yazıcılar: Kaç adet, nerede duracak, kablolu mu kablosuz mu. Termal rulo stoğunuz yeterli mi?
- Yazarkasa (ÖKC): Marka, model ve mevcut servis firmanızın iletişim bilgisi.
- Tablet/terminal: Cihaz sayısı ve şarj noktaları. Salonda priz yoksa kurulumdan önce çözülmeli.
5. Mevzuat ve muhasebe tarafı
Vergi levhanız, e-belge kullanıyorsanız hangi yöntemle kullandığınız ve mali müşavirinizin iletişim bilgisi elinizin altında olsun. Yazarkasa ve e-belge tarafında yapılacak tanımlar için mali müşavirinizle kurulum gününden önce konuşmanız süreci kısaltır.
6. Bir "sessiz saat" ayırın
Kurulum ve eğitimi servisin en yoğun saatine denk getirmeyin. Öğle ile akşam servisi arasındaki iki-üç saatlik boşluk idealdir. Eğitime o akşam çalışacak ekibin tamamı katılsın; sonradan anlatılan eğitim hep eksik kalır.
Hazırlık listesini tamamladığınızda kurulum ekibine gönderin. Eksik bir kalem varsa size kurulumdan önce söylenir, gün kaybı yaşanmaz.
Bu anlatım işinizi gördü mü?
Eksik ya da anlaşılmayan bir adım varsa yazın; anlatımı güncelleyelim.