Çoğu restoran menü fiyatını kuruşuna kadar bilir, maliyetini ise "aşağı yukarı" bilir. Aradaki fark, ay sonunda "ciro iyiydi ama para kalmadı" cümlesi olarak geri döner.
Bu yazı, o farkı kapatan kurulumu anlatıyor: reçete, porsiyon maliyeti, fire kaydı ve sayım farkı. Dördü ayrı ayrı yapıldığında işe yaramaz; birbirine bağlandığında işletmenin en güvenilir göstergesi olur.
Reçete, yani ürün ağacı
Reçete; bir porsiyon ürünün hangi hammaddeden, ne kadar tükettiğinin yazılı hâlidir. "Türk Kahvesi: kahve 14 g, su 80 ml, lokum 1 adet" gibi.
İki işi birden yapar:
- Satış olduğunda stoğu kendiliğinden düşürür. Kasada bir kahve satıldığında 14 g kahve defterden iner; kimse elle giriş yapmaz.
- Porsiyon maliyetini hesaplanabilir kılar. Gramaj yazılı olmadan maliyet hesabı tahminden ibarettir.
Adisyon360'ta reçete ürünün kendi kartında durur: ürün kataloğunda bir ürünü seçtiğinizde künyesinde Reçete özeti başlığı altında "satış gerçekleştiğinde stoktan düşen kalemler" satır satır listelenir. Kalemler, ürünü düzenleme penceresindeki Reçete bölümünden malzeme adı ve miktarı yazılarak eklenir.
Gramaj disiplini olmadan reçete işe yaramaz
Reçeteyi yazarken en sık yapılan hata, mutfakta gerçekten kullanılan miktarı değil, "olması gerekeni" yazmaktır. Reçetedeki 160 g ile tezgâhta tartılan 185 g arasındaki fark her porsiyonda tekrar eder ve sayımda açıklanamayan bir sapma olarak karşınıza çıkar.
Pratik yöntem: yeni bir reçeteyi yazmadan önce o ürünü üç kez tartarak hazırlatın, ortalamayı yazın. Terazi, reçete sisteminin en ucuz parçasıdır.
Bir de yarı mamul ayrımı vardır. Sos, hamur, et harcı gibi kalemleri tek tek ürünlerin içine dağıtmak yerine kendi reçetesi olan bir ara ürün olarak tanımlamak, zam geldiğinde tek yerden güncellemenizi sağlar.
Örnek hesap: bir porsiyonun maliyeti
Aşağıdaki rakamlar bizim kurduğumuz örnek bir senaryodur; sektör ortalaması ya da ölçüm sonucu değildir. Kendi reçetenizi ve kendi alış fiyatlarınızı koyarak aynı tabloyu kurun.
Örnek ürün: bir porsiyon Adana Kebap.
| Malzeme | Miktar | Birim alış fiyatı | Maliyet |
|---|---|---|---|
| Dana kıyma | 180 g | ₺520 / kg | ₺93,60 |
| Lavaş | 1 adet | ₺9 / adet | ₺9,00 |
| Tereyağı | 10 g | ₺720 / kg | ₺7,20 |
| Közlenmiş domates | 60 g | ₺45 / kg | ₺2,70 |
| Közlenmiş biber | 30 g | ₺60 / kg | ₺1,80 |
| Soğan-sumak | 50 g | ₺30 / kg | ₺1,50 |
| Ham toplam | ₺115,80 |
Fire payını maliyete katın
Ham toplam, "hiç kayıp olmasaydı" hâlidir. Gerçekte temizlemede, pişirmede ve bozulmada kayıp olur. Örneğimizde bu kalemler için %5 fire payı varsayalım:
₺115,80 × 1,05 = ₺121,59 → porsiyon maliyeti ≈ ₺121,60
Fire payını uydurmayın: ilk aylarda kaydettiğiniz gerçek fire miktarını tükettiğiniz toplam miktara bölerek kendi katsayınızı çıkarın.
Maliyet oranı ve brüt kâr
Menü fiyatı ₺340 (KDV dahil, oran %10) olsun. Maliyet oranı hesaplanırken satış fiyatının KDV'siz hâli kullanılır:
- KDV hariç satış: 340 ÷ 1,10 = ₺309,09
- Porsiyon maliyeti: ₺121,59
- Brüt kâr: 309,09 − 121,59 = ₺187,50
- Maliyet oranı: 121,59 ÷ 309,09 = %39,3
Bu oran için "şu olmalı" diyen evrensel bir sayı yoktur; et ağırlıklı bir ocakbaşıyla kahve ağırlıklı bir kafe aynı bantta çalışmaz. Doğru yaklaşım, oranı bir hedef gibi değil bir takip göstergesi gibi kullanmaktır: kendi ürününüzün oranı geçen aya göre nereye gitti?
Tedarik fiyatı değişince ne olur
Asıl kritik soru budur. Aynı örnekte kıyma ₺520'den ₺600'e çıksın:
- Kıyma maliyeti: 180 g × ₺600/kg = ₺108,00
- Yeni ham toplam: ₺130,20 → fire payıyla ₺136,71
- Yeni maliyet oranı: 136,71 ÷ 309,09 = %44,2
- Brüt kâr: 309,09 − 136,71 = ₺172,38
Porsiyon başına kayıp ₺15,12. Günde 40 porsiyon satıyorsanız günde ₺604,80, ayda yaklaşık ₺18.000. Hiçbir şey "bozulmadı", sadece bir hammadde zamlandı ve kimse menü fiyatına dokunmadı.
Reçete yazılıysa bu hesabı dakikalar içinde yaparsınız. Yazılı değilse zammı ancak ay sonunda, kâr düştüğünde fark edersiniz. Reçete, Stok ve Maliyet modülü tam olarak bu zinciri kurmak içindir.
Not: fiyat zammını menüye yansıtırken kanal farkını unutmayın. Katalogda her ürünün salon, paket servis ve pazaryeri fiyatı ayrı görünür; pazaryeri komisyonu satış fiyatına yansıdığı için aynı reçete farklı kanalda farklı kâr bırakır.
Teorik stok ile sayım farkı
Reçete tanımlıysa sistem her gün "olması gereken stoğu" bilir. Sayım, bunu gerçekle karşılaştırmaktır.
Örnek bir hafta, yine kendi senaryomuz:
- Hafta başı sayım: 32,0 kg kıyma
- Hafta içi giriş: 80,0 kg
- Satıştan reçete düşümü: 300 porsiyon × 180 g = 54,0 kg
- Kayıtlı fire: 2,6 kg
- Teorik kalan: 32 + 80 − 54 − 2,6 = 55,4 kg
- Fiili sayım: 52,1 kg
- Fark: −3,3 kg ≈ ₺1.716
Farkı okumanın üç kuralı
Fark hep aynı kalemde çıkıyorsa önce reçeteye bakın. Çoğu durumda sorun personelde değil, gerçekte kullanılandan düşük yazılmış bir gramajdadır.
Fark dağınık ve değişkense akışta sızıntı arayın: kaydedilmeyen fire, kayıt dışı ikram, yanlış ürün seçimi ya da sayımın kendisindeki hata.
Fark artı çıkıyorsa da peşini bırakmayın. Sayımın fazla çıkması genelde eksik satış kaydının ya da hatalı giriş miktarının işaretidir.
Sayım ekranında fiili miktarı yazdığınızda fark otomatik hesaplanır ve kaydettiğinizde hareket defterine "Sayım" tipiyle ayrıca yazılır — yani düzeltmenin kendisi de izlenebilir kalır.
Fire ve zayi: gerekçesiz kayıt veri değildir
Fire kaydı, stok defterinin dürüstlük sigortasıdır. Kaydedilmeyen fire, sayım farkı olarak geri gelir ve kimsenin açıklayamadığı bir sapmaya dönüşür.
Adisyon360'ta fire kaydı kapalı bir gerekçe listesiyle alınır: bozulma / son kullanma, mutfak hatası, müşteri iadesi, kırılma / dökülme, sayım düzeltmesi. Pencerede yazdığı gibi fire stoktan düşer, gerekçesiyle kayda geçer ve sonradan silinemez.
Gerekçeyi serbest metne bırakmayın. Beş maddelik kapalı liste, otuz farklı şekilde yazılmış "bozuldu" notundan kat kat daha okunabilir bir rapor üretir.
Kritik seviye ve sipariş
Stok defterinin son parçası, kalem bazında kritik seviyedir. Her kalem için "bunun altına düşerse sipariş verilmeli" eşiğini yazarsınız; liste kalemi Yeterli / Kritik / Tükendi olarak işaretler ve ekranın üstünde kaç kalemin kritik olduğu durur.
Kritik kalemlerden tek tuşla tedarikçi sipariş taslağı üretilir: önerilen miktar, tedarikçi ve tahmini tutar yan yana gelir, toplam tutar altta toplanır. Böylece sipariş kararı "dolabı açıp bakmaya" değil deftere dayanır.
Stok defterinin şubeye ait olduğunu da unutmayın: her şube kendi kalemini, kendi firesini ve kendi sayımını tutar. Çoklu şube yönetiminde menü merkezden gelirken depo şubede kalır.
İlk hafta için kurulum sırası
- En çok satan 20 ürünün reçetesini tartarak yazın. Menünün tamamını bir günde bitirmeye çalışmayın.
- Her hammadde için güncel alış fiyatını ve kritik seviyeyi girin.
- Fire kaydını ilk günden zorunlu kılın; gerekçe listesini ekibe tek cümleyle anlatın.
- Bir hafta sonra ilk sayımı yapın ve farkı yukarıdaki üç kurala göre okuyun.
- İkinci haftadan itibaren maliyet oranını ürün bazında takip edin; sapan ürünü raporlarla birlikte inceleyin.
İlk sayımınız muhtemelen tutmayacak. Bu normaldir ve kötü haber değildir: artık ölçebildiğiniz bir sapmanız var. Reçete maliyeti, tek seferlik bir kurulum değil, her tedarik zammında yeniden okunan canlı bir tablodur.